Deze figuur geeft in enkele stappen weer hoe een organisatie van ambitie en visie op digitalisering naar profijt kan bewegen. Deze weg verloopt langs 4 stappen:
- Informatiebeleid
- Versterken bedrijfsfunctie IM
- Toepassen van portfolio-management
- Uitvoeren van projecten & implementeren projectresultaten
De business-strategie en de daaruit afgeleide business-prioriteiten geven de koers aan waarop de visie op digitaliseren en de ambitie voor het gaan gebruiken van digitale hulpmiddellen gestoeld worden. En tegelijk kan digitalisering ook extra business waarde genereren wanneer werkprocessen herontworpen worden. De bereidheid werkprocessen te veranderen vertaalt zich in de keuze voor de portfolio van projecten waarmee de digitaliseringsmogelijkheden gerealiseerd zullen gaan worden.
Informatie-beleid bevat spelregels, kaders en architectuur waarmee ICT doeltreffend en beheerst wordt ingezet. Ze bevat tevens een concretisering van de visie op informatie & ICT.
De bedrijfsfunctie Informatie-management (IM) bestaat uit het geheel van de
- Elementen van de informatiehuishouding
- Organisatie van de IM-Functie (governance, regie, taken, rollen, functieprofielen, competenties, bemensing, overlegorganen)
- Gesystematiseerde werkwijzen (richten, inrichten en beschikbaar houden)
- Instrumentarium van de IM-functie
- Mechanisme van portfoliomanagement, wijzigingenoverleg en besluitvorming (governance)
Portfolio-management is een methode om de ambitie te vertalen naar een serie geprioriteerde projecten. Dit tegen de achtergrond van informatiebeleid en de werking van de bedrijfsfunctie informatie-management. Bij portfoliomanagement worden business-waarde naar kansrijkheid en haalbaarheid gewogen. Daarnaast wordt de portfolio op inhoudelijk & beheersmatige samenhang bezien. Tenslotte vertaalt de portfolio zich naar een informatieplanning waarbij kennis- & verandercapaciteit en budget in ogenschouw worden genomen.
Realiseren van profijt bestaat uit enerzijds het beheerst projectmatig realiseren van de onderdelen waarmee de digitalisering succesvol kan worden ingezet en het aanpassen van werkwijze en processen om het profijt werkelijk te gaan behalen. Daarbij speelt verandermanagement naast projectmanagement een belangrijke rol. Tegenwoordig wordt de projectmatig realisatie veelal via de AGILE werkwijze tot stand gebracht.